For employers in Spain

Explaining WorkComposer's automated rules to workers

Spain's Real Decreto 723/2026 requires employers to give workers written information about algorithmic or automated decision systems. When such a system is used to make decisions about working conditions, the information must also explain its operating patterns, criteria, and rules. These Chapter II duties apply to employment relationships lasting more than four weeks; special employment, public-sector, and maritime rules may differ. This page describes WorkComposer's relevant functions and offers a Spanish notice you can adapt to your workplace.

This is a WorkComposer-specific supplement, not a complete employment-conditions document. The official decree covers additional information that each employer must supply. The Spanish government is also due to publish a general information model.

What the software can calculate or change

Activity score

WorkComposer summarizes keyboard and mouse activity during tracked work time as a percentage. It records activity levels, not the keys typed. Administrators can set certain productive apps to change how idle time contributes to that measure. The score describes device interaction; it cannot establish the quality of someone's work.

App and website classifications

Applications and websites can be classified as productive, neutral, or unproductive. New organizations receive initial classifications, which administrators can change and exclude for teams or individuals. Reports show the share of classified time in each category. The productive percentage divides productive time by productive, neutral, and unproductive time together; time that has never been classified is excluded from that percentage.

Warnings and tracked-time changes

Administrators can configure work-time and idle-percentage warning thresholds. When enabled, WorkComposer checks recorded time or activity against those settings and can send a warning. Depending on configuration, inactivity, a blacklisted application, a scheduled break, a shift rule, or an offline-tracking limit can change tracking between work, break, and stopped states. App launch, computer sleep or lock, automatic return from break, and per-app break exemptions can also affect when work is recorded. A blacklisted application does not block access; it can put tracking on break. In silent tracking, an idle break can occur without an on-screen prompt and previously recorded idle minutes can be converted from work to break time. The employer should explain each rule it enables, its exceptions, and how recorded time can be corrected.

Unusual-activity flag

WorkComposer also flags a 30-minute report block for review when its stored total reaches 180 active ten-second checks, not 180 keystrokes or clicks. This built-in signal is not a finding of misconduct: sustained legitimate input can produce the same flag. An employer using it for an employment decision should explain the criterion, how people review the underlying record, and how a worker can challenge an error.

Prepare the worker notice

  1. Check your current WorkComposer settings and the reports, alerts, and exports your organization actually uses. Remove optional features that are not enabled, but include applicable built-in signals and events even if they need no setup. Complete one record for each generated output used in employment decisions and one for each applicable automatic start, pause, resume, or stop rule. These examples are not a complete product inventory. Include or attach the rules in force when you deliver the notice.
  2. For every output used in scheduling, task allocation, pay, performance review, promotion, or termination, state its inputs and criteria, what it does and does not establish, who receives it, how it affects the decision, and how a worker can request review or correction. If recorded work or break time affects recognized hours or pay, explain that effect even when a person reviews the result. Do not leave this section blank.
  3. Give each worker the completed notice in a form they can keep and print, ensure it is accessible and understandable for workers who need adaptations, and retain proof of transmission or receipt. For new employment relationships covered by the decree, provide the required information before work begins; communicate later changes no later than their effective date.

For an employment relationship already in effect when the decree takes effect on October 5, 2026, the employer must provide the required information within 30 working days if the worker requests it and does not already have it.

The employer is responsible for the accuracy and delivery of its notice. Our employee privacy notice gives a general overview of monitoring, but does not state your organization's settings or employment uses.

Editable Spanish notice template

Copy this text into your own document. Complete every bracketed field. Remove disabled optional settings, but keep applicable built-in signals and state whether you use them in employment decisions.

AVISO COMPLEMENTARIO SOBRE SISTEMAS AUTOMATIZADOS UTILIZADOS CON WORKCOMPOSER

Empresa: [nombre]    Persona trabajadora: [nombre o colectivo]    Fecha: [fecha]

La empresa utiliza WorkComposer para registrar tiempo de trabajo y generar datos, indicadores, informes y alertas relacionados con la actividad y el uso de aplicaciones. Este aviso describe las funciones configuradas, las señales incorporadas aplicables y cómo utiliza la empresa sus resultados. [Indique también dónde se encuentra la información completa sobre las demás condiciones de trabajo.]

Funciones y señales de WorkComposer (describa las opciones configuradas y las señales incorporadas aunque no requieran activación; en cada caso indique si se utilizan en decisiones laborales):
• Actividad: se calcula un porcentaje a partir de la actividad de teclado y ratón durante el tiempo registrado; no se registra el contenido de las teclas. [Indique a quién se muestra y con qué finalidad. Si se ha activado «Disable idle time calculation», enumere las aplicaciones productivas afectadas, las personas/equipos incluidos o excluidos y cómo la duración de uso modifica el porcentaje de actividad.]
• Aplicaciones y sitios web: se clasifican como productivos, neutrales o improductivos según las reglas configuradas por la empresa. El porcentaje productivo es el tiempo productivo dividido por el tiempo productivo, neutral e improductivo; los registros históricos sin clasificación quedan fuera del cálculo. [Si estas clasificaciones intervienen en decisiones sobre condiciones de trabajo, incluya o adjunte las categorías, reglas y excepciones por equipo/persona aplicables en la fecha de entrega; explique cómo se comunicarán los cambios.]
• Avisos: [indique el umbral de tiempo mínimo de trabajo y el umbral de porcentaje de inactividad para avisos, destinatarios y frecuencia, o elimine este punto].
• Actividad inusual (señal incorporada): WorkComposer marca para revisión un intervalo de 30 minutos cuando el total registrado alcanza 180 comprobaciones activas de diez segundos, no 180 pulsaciones de teclas o clics. La marca no demuestra por sí sola una conducta indebida; una actividad legítima intensa puede generar la misma señal. [Indique quién ve la marca, si se utiliza en decisiones laborales y cómo se comprueban los datos subyacentes y se corrigen errores.]

Resultados, informes y alertas utilizados en decisiones laborales:
[Revise todos los resultados visibles o exportados que la empresa utiliza para decidir sobre condiciones de trabajo, incluidos los incorporados que no requieren configuración. Repita esta ficha por CADA resultado utilizado. Los ejemplos de este aviso son orientativos, no un inventario completo del producto; no dé por cubierta una salida solo porque no figure aquí.]
• Resultado y ámbito: [nombre del indicador, informe, alerta o exportación; personas/equipos afectados, destinatarios y frecuencia].
• Datos y criterio: [datos de entrada, cálculo, clasificación, umbral y periodo de evaluación; indique las reglas, excepciones y valores vigentes al entregar el aviso].
• Significado y límites: [qué indica el resultado y qué no permite concluir por sí solo].
• Uso y revisión: [decisiones laborales en las que interviene, peso del resultado, si la decisión es automática o revisada por una persona, quién aplica los criterios de revisión y cómo puede la persona trabajadora solicitar revisión o corrección de los datos y del resultado].

[Compruebe, sin limitarse a ello: porcentaje de actividad; categorías y porcentaje productivo; marca de actividad inusual; avisos por umbrales; totales de trabajo y descanso; informes y exportaciones que utilice la empresa. Si ninguno de estos resultados interviene en decisiones sobre condiciones de trabajo, indíquelo expresamente y no presente una ficha vacía como información completa.]

Reglas automáticas que cambian el tiempo registrado:
[Repita esta ficha por CADA regla configurada o evento automático aplicable de inicio, pausa, reanudación o fin del seguimiento, incluidos los eventos incorporados como la suspensión o el bloqueo del ordenador. No elimine esta sección si alguno puede cambiar el tiempo registrado.]
• Regla y ámbito: [nombre de la regla, personas/equipos afectados y configuración vigente].
• Activador y condiciones: [hecho que la activa, umbral, horario o aplicación; indique si aparece un aviso o si actúa sin aviso en modo silencioso].
• Efecto en el registro: [cuándo se registra trabajo, pausa o fin; indique expresamente si se convierten retroactivamente en tiempo de descanso minutos de inactividad ya registrados como trabajo y con qué criterio].
• Excepciones y exclusiones: [aplicaciones, personas o equipos exceptuados; enumere las aplicaciones productivas en las que esté activada la opción «Prevent break mode» para evitar la pausa automática durante la inactividad].
• Revisión y corrección: [quién puede revisar o corregir el tiempo y cómo lo solicita la persona trabajadora].

[Compruebe en particular: inactividad; aplicaciones en lista negra; excepciones «Prevent break mode»; descansos y turnos programados; reanudación automática; límite de seguimiento sin conexión; inicio de la aplicación; suspensión y bloqueo del ordenador. Una aplicación en lista negra no bloquea el acceso, aunque su uso puede iniciar una pausa. Añada una ficha para cualquier otra regla o evento automático que afecte al tiempo registrado, si ese tiempo se utiliza en decisiones laborales.]

Uso en decisiones laborales: [explique expresamente si estos datos intervienen en la jornada o sus cambios, asignación de tareas, salario, evaluación o promoción, lugar de trabajo o extinción del contrato. Si el paso automático de trabajo a pausa afecta las horas reconocidas o el salario, explique ese efecto aunque una persona revise el resultado. Identifique los criterios que se aplican, quién revisa los datos y cómo puede la persona trabajadora solicitar una revisión o corrección. Si no se usan para esas decisiones, indíquelo expresamente.]

Contacto para preguntas o correcciones: [persona/departamento y medio de contacto].
Información entregada por: [nombre/cargo]    Fecha de entrega: [fecha]
Medio de entrega y justificante de transmisión o recepción: [indique el medio y conserve el justificante]

Source: Real Decreto 723/2026, especially articles 2, 3.2(k), 5–7, and its transitional provision. This guide explains WorkComposer features; it does not determine how your organization uses them.